금융기관을 필두로 제조업체, 서비스 업체 등 많은 고객분들이 이메일 아카이빙 솔루션 도입을 하고 있습니다.
저희 테라스 메일 아카이브는 성능, 기능면에서 외산 제품에 전혀 뒤지지 않는 것이 최근의 여러 BMT 결과로 입증이 되었습니다. 기능과 성능 뿐만 아니라, 저희가 100% 자체 기술로 만든 제품을 저희가 직접 기술지원을 하는터라 기술지원 서비스 부분에서는 누가 따라 올 수 없는 장점이 있습니다.
지금 기능과 성능에서 앞선다고 자만하지 않겠습니다. 지금 이 시간에도 저희 다우기술의 메세징 연구소에서는 밤을 새어가며, 메일 아카이빙 속도 및 검색속도를 0.1초라도 앞당기기 위하여 모든 개발자들이 메달려 있습니다. 고객님들의 성원과 저희 개발자의 열정이 오늘 우리 제품이 있게한 원동력이라 믿습니다.
더 나은 기능, 성능, 서비스 뿐만 아니라 확달라진 유저 인터페이스도 준비 중에 있습니다. 기대하셔도 좋습니다. 기존 고객분들은 버튼 클릭 하나로 최신 버전을 무상 업그레이드 하실 수 있습니다.
1년전에 성능이 좀 앞섰다고, 국내에서 만든 제품은 제대로 된 제품 아니라고 폄하하고 다니시는 경쟁자 분들~~ 정신 바짝 차리세요. 이미 저희 고객수는 님들보다 훨씬 많답니다.
내년에는 "국내 1위"를 제품 소개자료에 자랑스럽게 쓸 수 있도록 하겠습니다.
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거의 모든 국내의 이메일 아카이빙 프로젝트에서 탈락되지 않고 마지막으로 남는 제품은 2개 아니면 3개, 저희 테라스 메일 아카이브를 제외하고는 외국산 솔루션 입니다.
그나마 저희가 없다면 외산제품들의 잔치가 벌어졌을 듯 합니다.
이제는 외산제품으로부터 국내 시장을 방어하는 솔루션으로 거듭 나려 합니다.
기업들의 이메일 아카이빙 시스템 도입이 급물살을 타기 시작했습니다.
현재로서는 감사(보안) 관련 이슈 와 e-Discovery 관련 이슈로 인한 도입이 주류를 이루고 있습니다. 부수적으로 직원들에게 오래된 메일의 저장, 검색, 메세지 백업의 용도로도 활용합니다.
이러한 이유 말고 더 근본적인 이유는 무엇일까요?
바로 회사 메일 시스템에 저장된 메일의 주인이 누구인가 하는 문제 입니다.
직원들의 이메일, 과연 그 메일의 주인은 누구일까요?
사실 우리나라 기업의 경우 직원들의 이메일은 직원들이 주인입니다만, 미국의 경우에는 (물론 작은 회사는 아니지만) 대부분의 회사들은 회사 이메일 및 계정, 송수신된 메세지는 회사가 주인 입니다.
직원 대부분의 개인적인 이메일은 야후메일이나 구글메일을 따로 사용합니다.
즉, 회사 메일로는 회사 업무와 관계된 메일만을 송수신합니다. 물론 회사 네트워크에서 별도의 외부 웹메일로의 접근을 철저하게 차단 합니다. 야후나 구글 메일 같은 개인 메일은 집에 가서 확인가능 합니다.
따라서 이메일 메세지의 관리주체가 회사이다보니 메일의 백업, 메세지의 보관에 많은 관심과 주의를 기울입니다.
우리나라의 경우를 보죠.
직원 대부분이 개인적인 메일도 회사메일로 송수신 합니다. 증권정보, 카드결재 등등의 메일로 회사로 쏟아져 들어 옵니다. 이에 대해 뭐라고 하는 회사도 아무도 없습니다.
저장된 메세지의 백업에 대한 책임은 직원이 지고 있습니다. 물론 직원들이 주인인 이메일이니 회사는 나 몰라라 한다고 볼 수 있지요.
퇴사하는 직원은 가장 먼저 가지 메일함을 싹 청소합니다. 직원이 회사를 다니는 동안 외부, 내부와 메일을 통한 모든 커뮤니케이션 기록이 지워지는 것 입니다.
또한 직원들은 개인 pc 에 메일을 보관하는 경우가 많습니다. 개인 pcDML 하드디스크가 망가지는 순간 모든 메일은 허공에 날아가게 됩니다.
메일과 관련된 업무의 영속성도 보장 받지 못할 뿐더러, 중요한 순간에 해당 메일을 분실하여 회사 전체가 곤란한 경우가 많습니다.
회사 이메일에는 기업정보의 70% 이상이 들어 있습니다. 직원들이 메일을 개인적으로 사용하고, 회사는 직원들의 메일 사용과 관리를 방치하는 시대가 끝나 간다는 증거가 바로 이메일 아카이빙의 도입 입니다.
퇴사하는 직원이 자기 메일함을 지워도 모든 메일은 저장 관리되어, 추후 감사의 목적에 활용될 수도 있고, 직원이 퇴사한 이후 후임자가 퇴사자의 메일을 통하여 업무의 영속성을 보장 받기도 합니다.
보관되는 메일은 위변조 방지 기능으로 추후 법적인 문제가 발생할 경우 법적 증거로도 활용이 가능합니다.
회사 이메일 시스템에 저장된 메일.. 이제 회사가 주인이며, 회사가 관리해야 합니다.
해당기능에 대해 익스체인지2010 버전 부터(아직 정식 출시전)는 기능이 대폭 강화되어
컴플라이언스 기능으로서 기업에서도 감사용도로 사용될 수 있을 것이라는 소식이 있다.
하지만 기존 2007버전 이전의 저널링 기능을 경험해 보았을 때 2010버전에서의
기능이 진일보 되었더라도 진정한 의미에서 기업의 감사 용도로 사용할 수 있는 수준의
컴플라이언스를 만족시킬 수 있을 지는 의문이다.
그 이유는,
1. 검색기능의 미지원으로서 설령 기본적인 검색이 지원된다 하더라도
기간 검색, Boolean 검색, 첨부내용까지 검색할 수 있을 지 의문인데
전문적인 검색엔진, 즉, 형태소분석, 인덱싱, 검색식 생성및 분산 검색까지
지원할 수 있는 수준은 아닐 듯 싶다.
2. 엔터프라이즈 수준에서의 익스체인지 서버의 사용은 성능을 위하여 SAN 디스크의
사용을 권장하고 있는데 저널링 데이터의 보관 역시 비싼 SAN 디스크를 사용하여야 한다.
또한 이전 2007버전까지에서는 수십기가 이상의 저널링 데이타를 쌓을 경우
급격한 성능 저하 현상이 발생하는데 이유는 대용량의 저널링된 메일을 위한 저장구조가 아닌
일반계정에 보관하는 메일과 마찬가지로 저널링 계정에 메일을 게속해서 보관하기 때문이다.
3. 컴플라이언스 기능중 관리자 라도 계층화된 권한으로 저널링된 메일에 대한 접근 권한 설정이 있어야 한다. 하지만 익스체인지 서버의 경우 계층화된 관리자 권한 설정이 없다.
4. 태그, 검색 이력조회등의 기능이 없으며, 저널링되어서 보관된 메일을 관리자에 의한
변조여부를 판단할 수 있는 메일변조여부 판단을 할 수 없다.
이상 몇가지 기능의 미비로 인하여 익스체인지 서버에 내장된 저널링 만으로는
법적으로 반드시 확보해야 하는 컴플라이언스 기능에 대한 준비를 갖추었다고 볼 수 없으므로
컴플라이언스에 대비하는 기업이라면 전문적인 메일 아카이빙 솔루션 도입을 검토해야 한다.
대상 : 모든상장 업체
내용 : 이메일을 포함한 모든 Business 관련 기록들을 5년이상 보존하되 2년 이내 데이터는 쉽고 빠르게 접근가능하여야 함.
2. HIPPA
대상 : 의료기관
내용 : 의료관련 모든 기록을 6년간, 환자 관련 기록을 2년간 보존 (메일 및 모든 데이터)
3. SEC 17A-4
대상 : 증권회사
내용 : 이메일을 포함한 모든 Communication 내용을 3년간 보존
4. GLBA
대상 : 금융기관
내용 : 이메일을 포함한 모든 Communication 내용을 6년간 보존
5. NARA CFR 1234
대상 : 연방정부의 모든 기관
내용 : 국립문서보관소에서 이메일을 포함한 모든 기록에 대한 보존
참고로 Discovery(증거개시)제도란 소송당사자가 공판전에 공판의 준비를 위해 법정 외에서 법정의 방법에 의하여 소송의 Issue(쟁점 혹은 쟁점사실)를 명확히 하는 정보 및 증거를 공개/수집하는 제도를 말한다. 이때 소송과 관련된 모든 증거자료를 120일 이내에 법원에 제출해야 한다.
예전에 미국의 법정 드라마나 영화를 보면 증거를 히든 카드로 이용하는데, 앞으로 그런거는 안되고 소송전에 모든 증거를 제출하고 모든 소송당사자가 상대방이 제출한 증거를 검토할 수 있도록 하여 공정한 재판을 하기 위함이다.
문제는 기업의 경우인데, 기업의 경우에는 증거자료에 디지털 증거자료가 포함되는 경우가 많다. 따라서 피고이든 원고이든 소송 당사기업은 이메일이나 기업데이터를 법원에 제출하여야만 한다.
이렇게 사전에 증거를 법원에 제출하는 것을 증거개시제도(Discovery) 라고 하고, 특히 기업의 디지털 증거에 대해서는 e-Discovery 라고 한다.
그러나 쉽게 삭제, 변조 가능한 디지털 증거자료는 그 신뢰성을 확보하기 위하여, 다양한 조건하에 생성, 보관, 검색 되는데 특히 이메일 부분에 있어서의 메일의 진정성과 무결성등을 확보하기 위하여 이메일아카이빙 솔루션을 활용해야 한다.
만일 삭제, 파일 손상등의 이유로 소송과 관련된 이메일 데이터의 제출에 실패했다면?
이메일을 제대로 보관하지 못했다면?
소송 진행에 상당한 애로사항이 발생하게 될 것이라는 것은 쉽게 유추가 가능하다.
따라서 많은 기업들이 메일아카이빙 시스템의 도입을 추진 중에 있다.
특히 외국과 거래하는 기업의 경우, 이메일아카이빙 시스템은 필수사항인데, 비국의 거래 상대방이 미국에서 소송을 제기한 경우, 위에서 언급한 이메일, 데이터자료를 제출하는데 실패하면 패소, 혹은 2차 소송을 당할 가능성이 매우 크다. (증거자료를 부실하게 제출 했다는 것도 소송거리가 된다.)
우리나라 기업의 관행상, 국제 계약 체결시 관할법원을 거래상대방 국가, 준거법을 거래 상대방 국가의 법으로 계약을 체결하는 경우가 많아, 이 부분에 주의가 필요하다.
향후 계약시 관할법원 및 준거법 조항을 한국으로 해 두거나, 만일 한국으로 고치기 힘들다면 "피고측 국가의 법원을 관할법원으로 하고, 피고측 국가를 준거법으로 한다."는 조건으로 바꾸어야 할 것 이다.
여기서 용어에 대한 정의를 명확히 할 필요성이 대두되는데 먼저 메일 아카이빙과 저널링을 구별할 필요가 있어진다.
메일 아카이빙은 볼트(일부 제품의 경우 아카이브라는 단어 대신 볼트라는 단어 사용)라는 단어와 동의어로 쓰이며 메일을 저장한다는 개념으로서 저장의 주체는 관리자 또는 사용자 개인이 되며 선택적 저장, 즉 사이즈가 큰 메일, 일정 시간이 지난 메일, 첨부가 있는 메일 식으로 저장하며 목적은 기존 메일 서버의 스토리지 관리 측면이 강하다.
일반적으로 메일 서비스는 스토리지 용량을 많이 사용하며 성능을 위해서는 값비싼 SAN이나 NAS를 사용하게 되는데 메일 서비스의 특성상 근래의 데이타만 자주 접근하게 되고 오래된 메일은 필요에 의해 가끔 접근하게 되는 특성이 있어서 비싼 스트로지에는 최근의 데이타를 저장하고 오래된 메일은 값싼 스토리지에 저장하여 스토로지의 관리 효율성을 높이는데 목적이 있는 것이다.
또한 사용자한테 주어지는 메일 쿼터를 무작정 늘리는데 한계가 있으므로 어느정도 쿼타만 지급하고 오래된 메일등은 아카이브 장비로 이전하면 비싼 스토리지를 늘리지 않고 쿼타를 늘려주는 효과를 볼 수 있다.
따라서 메일 아카이빙에서는 아카이빙 해야 하는 메일을 선택하는 아카이빙 정책과 아카이빙된 메일을 관리자, 사용자가 쉽게 찾을 수 있는 검색등의 서비스가 필수이며, 효율적인 저장을 위해
싱글카피스토리지, 압축등을 지원한다.
반면에 저널링은 스토리지 관리의 효율성 목적보다는 컴플라이언스대응 목적으로서 제공된다.
미국의 SOX법안에서는 기업에서 주고 받은 모든 메일은 반드시 몇년간 저장해 두고 있다가
법원의 명령이 있으면 언제든지 제출해야하는 의무가 있다. 아카이빙과 달리 관리자나 개인의
선택권이 없으며 모든 메일을 특정한 기능을 갖춘 소프트웨어,하드웨어에 저장해 두어야 하는 것을
저널링이라고 칭한다. 따라서 저널링 기능은 일반 개인 이용자 보다는 관리자, 그 중에서도
보안 감사를 담당하는 관리자한테 기능이 집중되어 있으며
일반적으로 검색, 리뷰, 통보, 태그, 검토 이력등의 기능을 지원해야 하며 메일을 저장하는 구조에서도 관리자에 의한 고의적인 변조, 삭제를 방어하는 장치가 갖추어져 있어야 한다.
기업에서 컴플라이언스 목적으로 메일 아카이빙을 도입하려 검토하는 경우 저널링 기능을 사용하겠다고 보면 답이 된다.
그런데 일부 기업에서는 컴플라이언스 목적으로 도입을 검토하면서도 관리자에 의한 삭제와
삭제 이력 없애기등의 기능을 요구하는 어처구니 없는 상황이 발생하기도 하며 일부 그릇된 메일 아카이브 제공자들은 이러한 기능을 몰래 제공하는데, 이는 법률적으로 컴플라이언스가 강제되는 상장기업, 금융기관, 공공기관, 의료기관의 경우 범죄행위에 해당하며 그러한 제품은 법률적으로도 컴플라이언스 기능을 제공한다고도 할 수 없다는 것을 반드시 명심해한다.
결론적으로
아카이빙 - 스토리지 관리 효율성
저널링 - 컴플라이언스 목적
으로 이해하면 쉽다.