기업들의 이메일 아카이빙 시스템 도입이 급물살을 타기 시작했습니다.
현재로서는 감사(보안) 관련 이슈 와 e-Discovery 관련 이슈로 인한 도입이 주류를 이루고 있습니다. 부수적으로 직원들에게 오래된 메일의 저장, 검색, 메세지 백업의 용도로도 활용합니다.
이러한 이유 말고 더 근본적인 이유는 무엇일까요?
바로 회사 메일 시스템에 저장된 메일의 주인이 누구인가 하는 문제 입니다.
직원들의 이메일, 과연 그 메일의 주인은 누구일까요?
사실 우리나라 기업의 경우 직원들의 이메일은 직원들이 주인입니다만, 미국의 경우에는 (물론 작은 회사는 아니지만) 대부분의 회사들은 회사 이메일 및 계정, 송수신된 메세지는 회사가 주인 입니다.
직원 대부분의 개인적인 이메일은 야후메일이나 구글메일을 따로 사용합니다.
즉, 회사 메일로는 회사 업무와 관계된 메일만을 송수신합니다. 물론 회사 네트워크에서 별도의 외부 웹메일로의 접근을 철저하게 차단 합니다. 야후나 구글 메일 같은 개인 메일은 집에 가서 확인가능 합니다.
따라서 이메일 메세지의 관리주체가 회사이다보니 메일의 백업, 메세지의 보관에 많은 관심과 주의를 기울입니다.
우리나라의 경우를 보죠.
직원 대부분이 개인적인 메일도 회사메일로 송수신 합니다. 증권정보, 카드결재 등등의 메일로 회사로 쏟아져 들어 옵니다. 이에 대해 뭐라고 하는 회사도 아무도 없습니다.
저장된 메세지의 백업에 대한 책임은 직원이 지고 있습니다. 물론 직원들이 주인인 이메일이니 회사는 나 몰라라 한다고 볼 수 있지요.
퇴사하는 직원은 가장 먼저 가지 메일함을 싹 청소합니다. 직원이 회사를 다니는 동안 외부, 내부와 메일을 통한 모든 커뮤니케이션 기록이 지워지는 것 입니다.
또한 직원들은 개인 pc 에 메일을 보관하는 경우가 많습니다. 개인 pcDML 하드디스크가 망가지는 순간 모든 메일은 허공에 날아가게 됩니다.
메일과 관련된 업무의 영속성도 보장 받지 못할 뿐더러, 중요한 순간에 해당 메일을 분실하여 회사 전체가 곤란한 경우가 많습니다.
회사 이메일에는 기업정보의 70% 이상이 들어 있습니다. 직원들이 메일을 개인적으로 사용하고, 회사는 직원들의 메일 사용과 관리를 방치하는 시대가 끝나 간다는 증거가 바로 이메일 아카이빙의 도입 입니다.
퇴사하는 직원이 자기 메일함을 지워도 모든 메일은 저장 관리되어, 추후 감사의 목적에 활용될 수도 있고, 직원이 퇴사한 이후 후임자가 퇴사자의 메일을 통하여 업무의 영속성을 보장 받기도 합니다.
보관되는 메일은 위변조 방지 기능으로 추후 법적인 문제가 발생할 경우 법적 증거로도 활용이 가능합니다.
회사 이메일 시스템에 저장된 메일.. 이제 회사가 주인이며, 회사가 관리해야 합니다.
